EKBIS.CO, JAKARTA -- Ditjen Hortikuktira melakukan sosialisasi penyusutan arsip in aktif. Kepala Bagian Umum Setditjen Hortikultura Sri Haryati menghimbau pejabat fungsional arsiparis dan pengelola arsip di Ditjen Hortikultura untuk segera melakukan pengklasifikasian arsip yang telah memasuki masa akhir retensinya.
Pelaksanaan peyusutan arsip ini sebagai indikasi kepatuhan Kementerian Pertanian khususnya Direktorat Jenderal Hortikultura dalam menyelenggarakan fungsi kearsipan sesuai aturan perundang-perundangan. "Maka saya harapkan para Arsiparis dapat melaksanakan kegiatan ini agar sesegera mungkin kita dapat melakukan penyerahan arsip ke Unit Kearsipan I Kementerian Pertanian," kata dia, (5/12).
Kasubag Kearsipan Kementan, Luh Putu Yuni mengimbau kepada seluruh peserta rapat untuk memperhatikan empat instrumen kearsipan. Empat instrumen itu yaitu Pola Klasifikasi Arsip, Tata Naskah Dinas, Jadwal Retensi Arsip, dan Level Keamanan Akses Arsip dalam pengelolaan arsip di Ditjen Hortikultura.
“Kepatuhan tersebut dihadapkan dengan inovasi atau compliance over substance, maka arsip yang diserahkan harus memiliki daftar arsip atau sudah diklasifikasikan di unit pengolah, bukan yang dalam karung atau kardus rokok”, kata dia.
Sejauh ini Kementerian pertanian menjadi peringkat ke 5 pengelolaan arsip dari 34 Kementerian/Lembaga. Kementan sebagai satu-satunya Instansi pemerintah yang mendapatkan nilai istimewa pada pengawasan kearsipan yang dilakukan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Penghargaan diperoleh lantaran ada inovasi dan terobosan dari kementerian yang mengurusi petani ini. Saat ini, Kementan juga membangun budaya dan mindset digital dalam proses transformasi di organisasi. Budaya digital tersebut meliputi transformasi sistem, proses bisnis dan perilaku setiap kegiatan kementerian, termasuk pengarsipan.
Ke depannya Kementerian Pertanian akan menerapkan cyber-physical systems, the Internet of things, cloud computing, dan komputasi kognitif. Pengarsipan ini diharapkan nantinya akan mewujudkan tata kelola data dan dokumen yang mudah di akses oleh publik, terkecuali arsip yang dikecualikan.
Direktorat Jenderal Hortikultura menjadi salah satu referensi studi banding bagi pejabat fungsional arsiparis di berbagai Kementerian/Lembaga. Hal inilah yang menjadikan Direktorat Jenderal Hortikultura giat mengelola arsipnya dengan baik dan benar.
