Agenda rapat merupakan waktu yang tepat untuk saling bertukar pikiran antaranggota organisasi. Oleh karena itu, rapat harus memiliki suasana yang efektif tanpa adanya gangguan agar sesuatu yang dihasilkan pun maksimal.
Namun, dalam organisasi atau perusahaan masih sering sekali rapat dilakukan secara tidak efektif dan produktif. Keefektivitasan rapat dapat dilihat dari andilnya semua peserta. Semakin banyak peserta rapat yang sibuk main ponsel sendiri, tertidur, atau bahkan hanya diam saat sesi tukar pikiran, dapat dikatakan semakin tidak efektif rapat tersebut.
Baca Juga: Lebih Senang Habiskan Uang di Luar Angkasa, Alasan Jeff Bezos Luar Biasa!
Lantas, bagaimana cara yang tepat untuk meminimalisirnya? Jeff Bezos selaku orang terkaya di dunia dan juga memimpin beberapa perusahaan, mengutarakan cara jitunya:
1. Jumlah peserta rapat jangan terlalu banyak
Jeff Bezos beserta jajarannya di perusahaan Amazon, selalu membatasi jumlah peserta di setiap agenda rapat seminimal mungkin.
Mereka menganalogikan jumlah peserta haruslah bisa diberi makan hanya dengan dua buah pizza. Aturan ini diberi nama ‘Two Pizza Teams’.
Baca Juga: Sulit Dapat Modal? Ini Tips yang Perlu UMKM dan Startup Lakukan!
Mereka menilai, semakin sedikit orang, maka semakin efektif rapat itu diselenggarakan. Kalau banyak orang, pikiran yang bakal tertuang mungkin bakal lebih beragam. Sayangnya, itu bakal mempersulit mengambil sebuah keputusan.
2. Tidak perlu pakai Power Point
Layaknya presentasi, peserta rapat biasanya selalu menyertakan poin-poin penting yang disusun rapi lewat Power Point. Namun, Bezos sudah tidak lagi memberlakukan file Power Point untuk ditampilkan di setiap agenda rapat.
Menurut Bezos, itu bakal sia-sia ketika materi hanya berbentuk poin-poin ringkas dan singkat. Justru berpotensi untuk tidak ditangkap secara utuh oleh peserta rapat lainnya.
3. Rapat dimulai dengan diam sejenak
Sebelum memulai rapat, ternyata di Amazon, perusahaan yang Bezos pimpin tak serta merta langsung menuang ide masing-masing.
Tapi para peserta diharuskan untuk berdiam diri, sambil membaca memo atau lembaran kertas berisi catatan-catatan penting yang telah dipersiapkan masing-masing peserta. Biasanya waktu yang dibutuhkan untuk membaca lembaran tersebut sekitar setengah jam.
Baca Juga: Lakukan Tips Ini Jika Ingin Sukses!
Setelah itu, mereka tak perlu lagi menerangkan isi memo yang dibawa masing-masing. Langsung saja tukar pikiran dan saling menanggapi ide satu sama lainnya.
Dengan cara seperti ini, diyakini agenda rapat bakal lebih efisien waktu dan efektif dalam penyampaian ide-idenya. Bagi pemimpin rapat, cara seperti ini juga sangat berguna untuk mempersatukan ide di awal ketimbang di akhir agenda.
